Comment organiser les traitements et les apports de l’environnement technologique ?

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Classe(s) : Tle STMG | Thème(s) : Comment organiser le traitement de l’information financière ? Qu’apporte l'environnement technologique à ce traitement ?

Comment organiser les traitements et les apports de l’environnement technologique ?

La comptabilité suit un processus bien défini. Des contrôles sont nécessaires et répondent à des procédures particulières (lettrage d’un compte client, rapprochement bancaire…) facilitées aujourd’hui par l’environnement technologique.

1Comment organiser les traitements comptables ?

A Le processus comptable


Dans le processus comptable, il existe des étapes qu’il faut respecter. Il s’agit d’une obligation légale. Ce processus peut-être schématisé de la façon suivante :

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1. Les pièces comptables sont enregistrées chronologiquement dans le journal comptable.

2. Le grand-livre représente l’ensemble des comptes de l’entreprise avec le détail de chacune des opérations.

3. La balance précise pour chaque compte le total des débits et des crédits ainsi que le solde du compte (débiteur ou créditeur).

4. Le bilan représente le patrimoine de l’entreprise à la fin d’un exercice comptable.

5. Le compte de résultat regroupe l’ensemble des charges et des produits sur un exercice comptable et permet de déterminer le résultat (bénéfice ou perte).

L’entreprise peut adapter le plan comptable à ses besoins. Si l’entreprise fabrique des canapés avec du cuir et du bois, il s’agit de matières premières (compte 601 dans le PCG). L’entreprise peut par exemple utiliser un compte 601001 pour les achats de cuir et un compte 601002 pour les achats de bois. Le même procédé peut être utilisé pour les comptes de tiers (par exemple, les clients sont intégrés dans le compte 411. On peut les distinguer en utilisant un compte 411001 pour le client Leroux, un compte 4110002 pour le client Novaluxe…).

Toutes les écritures comptables ont une incidence sur le bilan et le compte de résultat.

Lors d’un achat, on constate une baisse du résultat et l’utilisation d’un compte fournisseur augmente les dettes au passif du bilan.

Lors d’une vente, on constate une hausse du résultat et l’utilisation d’un compte client augmente les créances à l’actif du bilan.

B Les procédures de contrôle


Périodiquement, l’entreprise doit effectuer des contrôles par rapport aux travaux comptables. Il est nécessaire d’établir un contrôle des comptes clients pour vérifier si elle a bien récupéré ses créances. Il est également nécessaire d’effectuer un rapprochement bancaire entre le compte banque (compte 512) et le relevé bancaire pour justifier les différences entre ces deux documents.

Principes du lettrage d’un compte client

Dans un compte client, lors d’une vente, le compte est débité. Lors d’un règlement, le compte est crédité. S’il y a une facture d’avoir, le compte est crédité. Si la même somme est identifiée au débit et au crédit, on lettre cette somme (ou ce regroupement de sommes). Les sommes non lettrées représentent les créances non payées par le client.

Cas pratique

Lettrage d’un compte client

Énoncé

Vous devez procéder au lettrage du compte client Archer.

Le client Archer paie ses factures sous 8 jours.

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Conseils

Un chèque peut correspondre au règlement de plusieurs factures.

Corrigé

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A la date du 30/11/N, on constate que le client Archer n’a pas réglé l’une de ses factures. Il s’agit de la facture 458 du 15/11/N d’un montant de 980,50€

Principes du rapprochement bancaire

• Il s’agit de pointer (ou de lettrer) sur le compte 512 et sur le relevé bancaire toutes les sommes similaires (attention à la réciprocité des comptes).

• Un rapprochement bancaire en 2 parties (une partie compte 512 et une partie relevé bancaire) est ensuite établi. On inscrit le solde de fin de période du compte 512 et du relevé bancaire. Ensuite, les sommes non pointées sont insérées dans le rapprochement bancaire.

• Enfin, on passe les écritures relatives aux opérations qui figurent dans la partie « compte 512 » du rapprochement bancaire. Il s’agit des opérations que la banque connaissait et que l’entreprise ignorait.

À savoir : Les comptes réciproques

Le compte 512 (banque) et le compte à la banque sont des comptes réciproques. Les sommes enregistrées au débit dans la comptabilité se retrouvent au crédit sur le relevé bancaire et inversement.

Cas pratique

À savoir : Les sommes non pointées

Les sommes non pointées du compte 512 sont inscrites dans l’état de rapprochement du côté du relevé bancaire. Si elles sont au débit, on les met au crédit et inversement. Le même procédé est utilisé avec les sommes non pointées sur le relevé bancaire.

Établir un état de rapprochement

Énoncé

À partir de l’extrait de compte 512 « Banque » et du relevé bancaire, vous devez établir l’état de rapprochement bancaire et passer les écritures nécessaires.

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Corrigé

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2Les apports de l’environnement technologique


L’automatisation des tâches à l’aide de l’outil informatique présente plusieurs avantages pour la fonction comptable : gain de temps, limitation des risques d’erreurs, suppression des tâches les plus fastidieuses, accès plus rapide aux informations.

Attention

Quel que soit le logiciel utilisé, il faut être certain que l’on puisse sécuriser les données comptables avec des processus de sauvegarde sûrs et efficaces.

Il existe des logiciels spécialement adaptés à la fonction comptable.

Les progiciels comptables : ils permettent de tenir la comptabilité sur informatique. À partir de la saisie des pièces comptables dans le journal, on peut automatiser la production d’informations comme le grand-livre, la balance et les documents de synthèse (bilan et compte de résultat).

Avantages du PGI : un seul outil sert à toutes les fonctions de l’entreprise : il suffit de saisir une seule fois l’information dans la base de données pour que tous les utilisateurs puissent y accéder (on évite la redondance des informations). L’information est mise à jour en temps réel.

Inconvénients du PGI : son coût est élevé et il faut former l’ensemble du personnel. Il est parfois nécessaire de réorganiser le fonctionnement de l’entreprise.

Les progiciels de gestion intégrée (PGI) ou les Entreprise Ressource Planning (ERP) fonctionnent avec une base de données commune à toute l’entreprise (nécessité de travailler avec un réseau). Tous les services ont accès à cette base commune (comptable, commercial, approvisionnements, DRH…). Lorsque l’on automatise les traitements comptables avec un PGI, on doit sécuriser l’utilisation de ce logiciel en attribuant des droits d’accès aux différents utilisateurs de la base de données commune. Il existe 4 droits que l’on peut attribuer aux utilisateurs :

droit d’interrogation (I) : l’utilisateur peut librement consulter les informations sur la base de données ;

droit de création (C) : l’utilisateur peut créer un nouvel élément dans la base de données (exemple : création d’un nouveau client, saisie d’une écriture comptable…) ;

droit de modification (M) : l’utilisateur peut modifier un élément de la base de données (exemple : changement de l’adresse d’un client) ;

droit de suppression (S) : l’utilisateur peut supprimer un élément de la base de données (exemple : suppression d’un client qui vient de faire faillite) ;

Ces droits peuvent être accordés sur l’ensemble de la base de données commune ou bien uniquement sur certains modules. Par exemple, tous les droits peuvent être accordés au chef-comptable sur le module comptable mais uniquement le droit d’interroger le module commercial.