Une démarche de projet nécessite de maîtriser tous les éléments durant la réalisation.
A Les jalons
Le jalon est un repère destiné à déterminer la fin d'une étape afin de pouvoir en débuter une autre. La validation du jalon est réalisée par les différents acteurs concernés et intervenant sur le projet, et ce à la demande du chef de projet.
B Les délais
Pour organiser des événements ou planifier des activités, tout en respectant des contraintes temporelles, il est nécessaire de s'appuyer sur des outils d'ordonnancement et de planification. Ils aident à coordonner les tâches, à définir les délais, à programmer les moyens humains, matériels et financiers et surtout à contrôler l'avancement de la réalisation.
Mots-clÉs
Planifier consiste à recourir à un calendrier pour placer les tâches dans un ordre déterminé.
Ordonnancer consiste à organiser les tâches en respectant l'ordre d'exécution et les contraintes temporelles.
C Les outils de suivi du projet
Pour planifier les activités tout en respectant les contraintes temporelles, des outils d'ordonnancement et de planification permettent de coordonner les tâches, de définir les délais, de programmer les moyens humains, matériels et financiers et, surtout, de contrôler l'avancement de la réalisation.
aLa liste de contrôle
La liste de contrôle énumère les tâches à réaliser, les dates prévues de réalisation, les dates réelles et la personne chargée de la tâche. Cette liste permet d'effectuer un contrôle tant au niveau du temps que des acteurs concernés.
Il est possible de prévoir une colonne supplémentaire afin de calculer l'écart entre la date prévue et la date réelle. Ainsi, la liste de contrôle devient un réel outil, non seulement de gestion du temps mais également de planification.
bLe planning
Qu'il soit réalisé sur papier ou grâce à l'outil bureautique (Excel), c'est le moyen le plus simple pour visualiser les tâches d'un projet et permettre d'en contrôler le déroulement. Le temps est toujours représenté en abscisse (horizontal), les autres données en ordonnée (vertical).
cLe réseau PERT
Ce schéma, tracé manuellement, permet de visualiser l'enchaînement des tâches, leur durée, les tâches pour lesquelles on dispose d'une marge de temps, celles pour lesquelles tout retard est impossible, et la durée totale de réalisation du projet. Toutes les tâches aboutissent à un résultat (l'inauguration d'un local, une journée portes ouvertes, la parution d'un nouveau journal, etc.).
dLe diagramme de Gantt
De même finalité que le réseau PERT, le diagramme de Gantt est une représentation graphique réalisée à l'aide du logiciel de gestion de projet GanttProject. Chaque tâche est représentée par une barre de longueur différente proportionnelle à sa durée. Les écarts entre les dates prévues et réelles de réalisation sont indiqués sur le diagramme, ce qui permet de proposer des mesures correctives pour rattraper le retard.
Le chef de projet veille au respect des délais fixés afin de rattraper les retards éventuels.
D La qualité
La qualité vise la satisfaction de la clientèle et de ses besoins. La qualité dans une entreprise se retrouve donc à tous les échelons.
Le système de management de la qualité (SMQ) regroupe l'ensemble des actions réalisées par l'entreprise pour respecter ses objectifs en matière de qualité. Il s'agit :
de l'ensemble des procédures (processus, modes opératoires, etc.) ;
des outils de vérification (indicateurs, tableaux de bord, audit, etc.) ;
de l'analyse réalisée.
Les acteurs de l'entreprise sont donc tous concernés : les cadres et les responsables qui décident des processus qualité ; les employés qui doivent appliquer les procédures mises en place et respecter les objectifs fixés.
Le non-respect des engagements qualité peut avoir des conséquences dramatiques pour l'entreprise (mauvaise image de marque, perte de clients générant une baisse du chiffre d'affaires, etc.).
Le chef de projet veille au respect de la qualité en respectant les exigences convenues dans le cahier des charges.