La e-communication et le partage de l'information dans l'organisation

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Fiches
Classe(s) : 1re STMG | Thème(s) : Comment le partage de l’information contribue-t-il à l’émergence d’une « intelligence collective » ?

A De l’émergence à la démocratisation de la e-communication

L’e-communication correspond à l’échange de données ou d’informations par le biais de supports électroniques comme Internet. Elle représente donc essentiellement la communication numérique.

Les communications électroniques ou e-communications sont apparues grâce à l’essor de l’informatique, des multimédias et d’Internet. Ainsi, la convergence de ces nouvelles techno­logies avec les outils classiques de télécommunication tels que le téléphone ou le fax a permis de créer de nouveaux supports de communication performants pour faciliter l’émission, la transmission et la réception de données beaucoup plus complexes et simultanées.

Exemple

Il est possible aujourd’hui, sur un même terminal mobile, de parler avec un correspondant, tout en regardant une page web, de lui envoyer par mail le lien de téléchargement de la chanson que vous écoutiez avant d’acheter les billets pour le concert de ce groupe et de poster sur Facebook la joie que vous procure cette prochaine sortie…

Si l’e-communication a d’abord été développée au sein des organisations, elle a aujourd’hui largement dépassé ces frontières. Les pratiques, d’abord professionnelles comme l’utilisation d’une messagerie électronique, sont dorénavant des pratiques courantes de l’individu en dehors de l’organisation. Cependant, les usages privés de l’e-communication deviennent également des sources d’inspiration pour les entreprises qui n’hésitent plus, par exemple, à utiliser les réseaux sociaux ou les blogs pour interagir avec leur public.

B Les outils de la e-communication

La e-communication a permis aux organisations de développer l’interactivité avec leurs publics interne comme externe, qui sont devenus des acteurs des échanges d’information à part entière. La communication est plus directe, plus libre et moins formelle. Elle offre également une variété de supports qui permet de s’adapter au mieux à la nature et au degré d’urgence des informations à transmettre.

aLa messagerie électronique

L’usage de la messagerie électronique remplace en quasi-totalité celui de la correspondance papier dans les entreprises. On lui préfère la rapidité de transmission des messages et la capacité de diffusion large d’une information (par exemple en cas d’envoi groupé ou de routage de mail en gros volume). L’apparition du Web a encore facilité son utilisation en offrant la possibilité de consulter ses mails à distance sur n’importe quel terminal connecté.

Cependant, cet outil nécessite une consultation très régulière par son utilisateur qui peut recevoir en peu de temps une quantité importante de messages, alors difficile à traiter. Cela freine sa productivité et diminue par conséquent l’interactivité permise par l’outil. La messagerie électronique nécessite également un archivage thématique des e-mails afin de garder l’accessibilité des informations pour le destinataire. D’autres applications sont attachées à l’outil de messagerie permettant de développer ses usages.

bLa liste de diffusion

La liste de diffusion (mailing list) permet de simplifier l’envoi automatique d’un message identique à une liste de personnes récurrentes inscrites, par le biais d’une seule adresse mail, grâce à un logiciel « robot de liste ». L’inscription à ces listes peut se faire à l’initiative du destinataire ou après l’approbation d’un gestionnaire. Ces listes ont pour objectif, pour les récepteurs, de suivre un sujet précis, de faire de la veille ou d’être tenu informés du déroulement d’un projet. Pour l’expéditeur, il s’agit souvent de garder un contact privilégié avec un public (interne ou externe). Une liste de diffusion n’a pas pour vocation d’être inter­active : le but est de diffuser une information et non d’échanger.

La liste de diffusion est régie par un cadre légal d’usage conformément au règlement européen sur la protection des données.

À savoir

Le règlement européen en matière de protection des données personnelles (RGPD – ou GDPR en anglais) est la nouvelle réglementation européenne qui change la manière dont les organisations doivent gérer les données des personnes avec qui elles interagissent (clients, prospects, employés, partenaires…). Elle est applicable depuis le 25 mai 2018.

Le régulateur européen a prévu des montants de sanction considérables en cas de non-respect du RGPD : 20 millions d’euros pour les PME ; jusqu’à plusieurs milliards d’euros de sanctions pour les grands groupes (4 % du chiffre d’affaires global du groupe).

La réglementation s’applique à toute organisation qui traite des données personnelles (des données clients, prospects, usagers, employés, etc.).

cLa liste de discussion

Elle permet aux abonnés d’une liste de se répondre et de communiquer entre eux à travers un système de discussion par le biais de la messagerie électronique. Cet outil est de plus en plus remplacé par les forums.

dLes forums de discussions

Les forums de discussions sont des espaces privilégiés où l’ensemble des utilisateurs échange autour d’un sujet précis. Les discussions sont automatiquement classées par thème et par ordre chronologique d’arrivée des messages. Pour consulter les nouveaux messages postés sur le forum, l’utilisateur doit au préalable être inscrit et consulter régulièrement la page web. Cet outil demande donc un engagement et un suivi de la part des destinataires. Les contributions sont préalablement vérifiées par un modérateur avant d’être publiées afin d’en garantir le contenu.

Exemple

Le service recherche et développement d’une entreprise peut régulièrement lancer des sujets sur le forum d’entreprise pour partager ses idées et recueillir les avis et les préconisations des différents collaborateurs.

À savoir

Un modérateur est un internaute qui dispose de droits particuliers sur un forum lui permettant de filtrer les messages avant leur publication dans le but d’effacer tous ceux qui auraient un caractère raciste, diffamatoire ou contraire aux bonnes mœurs ou à l’ordre public. Il a également la possibilité de donner des droits spécifiques aux membres de la communauté mais aussi d’interdire l’accès à certains profils jugés dangereux.

eLes pages wiki

Les pages wiki permettent à un utilisateur appartenant à une communauté désignée de créer ou de modifier de manière instantanée et à volonté une page web. En général, il n’existe pas de modérateur pour vérifier le contenu des contributions qui peuvent évoluer constamment, ce qui différencie cet outil d’un forum.