Depuis l’informatisation et l’automatisation des processus, le système d’information est présent dans tous les secteurs de l’entreprise. Il regroupe un ensemble d’éléments humains, matériels et logiciels, qui participent à la collecte, au traitement, au stockage et à la diffusion de l’information. L’efficacité du système d’information conditionne la performance de l’entreprise dès que les informations sont gérées efficacement.

A L’information

L’information est une donnée utile qui permet de prendre des décisions dans de meilleures conditions. Elle est collectée, traitée, stockée, et elle produit elle-même des informations diffusées aux salariés, aux clients ou aux partenaires de l’entreprise.

Elle est classée selon sa catégorie :

la source : interne ou externe ;

la nature : qualitative ou quantitative ;

le domaine concerné : économique, juridique, comptable, etc. ;

le sens de circulation : ascendant, descendant, transversal.

Afin d’être utilisée à bon escient, l’information doit être :

pertinente : une information inutile ou non disponible fait perdre du temps et ralentit le traitement ;

fiable : une information inexacte crée des dysfonctionnements qui génèrent des coûts

pour l’entreprise et ternissent son image de marque ;

actuelle : elle doit être mise à jour ;

précise et objective : une information insuffisante ne permet pas un travail de qualité.

B Les méthodes de collecte de l’information

Deux méthodes sont possibles :

la méthode pull : le salarié part à la recherche des informations et supprime celles dont il n’a pas besoin. C’est une méthode chronophage qui demande un investissement important ;

la méthode push : à l’inverse, les informations arrivent directement sur les adresses courriels des intéressés. Ce processus automatisé génère un gain de temps et permet une régularité dans la mise à jour des informations. Il est toutefois nécessaire de sélectionner les informations pertinentes par rapport à la thématique traitée.

C Les flux d’information

Un flux d’information est l’échange d’informations entre 2 ou plusieurs acteurs. L’émetteur émet un flux en direction d’un destinataire.

Les flux d’information peuvent être :

réflexifs (le destinataire répond à l’émetteur) ;

successifs ou simultanés ;

périodiques ou permanents ;

conditionnels (dépendant d’une condition).

Les échanges d’information sont souvent formalisés dans un diagramme de flux.

Un diagramme de flux

D Les processus

Les différentes tâches d’une activité administrative sont regroupées dans un processus et aboutissent à un résultat.

Les processus peuvent être :

de réalisation (opérationnel) pour permettre le fonctionnement de l’entreprise (conception, fabrication, vente, etc.) ;

de support (ressources) pour assurer le fonctionnement des autres processus grâce aux

ressources mises à disposition ;

de pilotage (décisionnel) pour diriger, piloter les autres processus.

La modélisation du processus permet de comprendre le fonctionnement de l’entreprise, de cerner les acteurs intervenant dans ce processus et de définir les différentes tâches qui doivent être réalisées. En cas de dysfonctionnements (trop d’acteurs, documents inappropriés, trop d’allers-retours, redondance des informations, etc.), des améliorations sont apportées au processus existant.

Le diagramme événements-résultats représente les échanges d’informations de manière plus précise que le diagramme de flux car il met en évidence les tâches réalisées par les différents intervenants. Outre les acteurs internes et externes (représentés en colonne), les événements déclencheurs (représentés par des cercles) permettent la réalisation de la tâche et aboutissent à un résultat : les événements-résultats (représentés par des cercles).

Un diagramme événements-résultats