A Les fondamentaux du système d'information
Le système d'information (SI) d'une organisation est constitué de l'ensemble des données, ressources humaines, organisationnelles et technologiques qui permettent la collecte, le stockage, le traitement et la diffusion de l'information.
Le système d'information fonctionne grâce :
à l'ensemble des acteurs internes et externes (composante humaine) qui saisissent les données collectées selon des procédures instaurées par l'organisation (composante organisationnelle) ;
aux outils et TIC qui permettent le traitement et la transmission automatisée des informations qui sont alors stockées dans les bases de données garantissant ainsi la sauvegarde des informations (composante matérielle et logicielle).
Les composantes du système d'information
À l'intérieur du système d'information, on constate de nombreux flux d'information. Ces flux désignent un échange d'information entre 2 acteurs : de l'acteur source vers l'acteur cible. Ces flux représentent les processus de diffusion et les parcours de l'information.
Les informations du SI peuvent avoir une origine numérique (mails, base de données numérique) ou non numérique (papier, dessin…), ce qui demande alors un traitement afin de les numériser pour les intégrer aux outils du système d'information mercatique (SIM).
B Les fonctionnalités transversales du système d'information
Le système d'information est indissociablement lié aux TIC qui rassemblent l'ensemble des techniques de l'informatique, de l'audiovisuel, du multimédia, d'Internet et des télécommunications. Elles permettent aux utilisateurs de communiquer, d'accéder aux informations, de stocker, de traiter, de produire et de transmettre l'information.
Les fonctionnalités offertes par les TIC rendent le système d'information plus performant que ce soit en matière d'échange ou de partage d'information, de veille informationnelle et de coordination d'équipe grâce aux fonctionnalités des outils de travail collaboratif.
C Le système d'information et les métiers de l'organisation
Le système d'information mercatique (SIM) permet aux services marketing et commerciaux d'une organisation de collecter systématiquement l'information et de la diffuser efficacement. Il a pour bénéfice d'optimiser les processus de gestion de la relation client (GRC). Il facilite également la fidélisation de la clientèle en permettant la création de campagnes plus ciblées.
Le système d'information des ressources humaines (SIRH) permet aux différents domaines des ressources humaines (gestion des congés, formation, évolution des carrières, paye, recrutement…) de coordonner leur action en minimisant les frais de fonctionnement. Il améliore également l'efficacité des actions de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, grâce à la mise à jour systématique des informations concernant le personnel et l'environnement de l'entreprise.
Les progiciels de gestion intégrés (PGI) sont utilisés afin de rationaliser l'ensemble des fonctions comptables et financières de l'organisation en termes de coûts et de temps. Ainsi, les activités de comptabilité générale, de trésorerie ou encore de suivi des stocks, chronophages et non porteuses de valeur ajoutée pour l'organisation, peuvent être automatisées.
D Les acteurs et leur rôle dans le système d'information
Si les principaux acteurs du SI de l'organisation sont les collaborateurs, les acteurs externes comme les clients, fournisseurs, partenaires… jouent également un rôle prépondérant dans les performances et le fonctionnement du système d'information.
Cependant, ces acteurs n'ont pas tous le même accès aux fonctionnalités et aux données du SI. En fonction du niveau hiérarchique de l'acteur, de sa relation avec l'organisation ou du niveau de confidentialité des informations, un « administrateur » attribue des « droits » qui autorisent ou restreignent les accès.
En fonction des droits et des accès, les acteurs ont la possibilité d'ajouter, de modifier, de traiter, de supprimer ou simplement de consulter les informations du SI.