Fiche de révision

Les atouts de la dématérialisation

Contenu

La dématérialisation des documents est le fait de transformer des documents officiels en fichiers numériques, consultables et modifiables à l'aide de logiciels. Ils sont dématérialisés à l'aide d'un scan, puis triés et rangés dans une base de données propre à l'entreprise.

La dématérialisation rend l'entreprise plus réactive et plus efficace en accélérant et fluidifiant l'accès et le traitement des informations.

Les avantages de la dématérialisation sont nombreux :

Tableau de 5 lignes, 2 colonnes ;Corps du tableau de 5 lignes ;Ligne 1 : Une économie d'argent; Elle permet d'abord de réaliser des économies en impression et achat de papier. L'entreprise communique désormais via Internet, les frais d'envoi postal sont donc supprimés. La réduction des coûts de traitements (impression, photocopie…) permet de soutenir le développement durable.; Ligne 2 : Une économie de temps; Travailler sur des documents numériques permet de communiquer plus rapidement que ce soit en interne ou avec des clients. Le temps de traitement des dossiers est plus court et la qualité de service est ainsi améliorée. À l'inverse des documents papiers, les collaborateurs peuvent archiver, traiter, partager et consulter un contenu numérique, en tout lieu et à tout moment. La société devient de ce fait plus compétitive.; Ligne 3 : Une sécurité accrue; Dématérialiser permet de garder une trace de toute transaction, de sécuriser les données et de lutter contre la fraude grâce à la signature électronique. Celle-ci donne aux documents numériques la même légitimité qu'un document papier. Grâce à un système crypté, un document signé électroniquement atteste que chacune des parties s'engage à le respecter et qu'il n'a pas été modifié depuis l'acte de signature.; Ligne 4 : Une réduction des délais; Dans un monde concurrentiel, les entreprises se doivent d'être réactives à tous les niveaux (collaborateurs, fournisseurs, clients, concurrents).; Ligne 5 : Une image positive de l'entreprise; Elle donne une image plus moderne de l'entreprise, mais aussi respectueuse de l'environnement.;

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