A Les communautés en ligne

Le terme communauté en ligne ou communauté virtuelle désigne un groupe de personnes qui communique par l'intermédiaire d'outils ou d'applications tels que les forums, les blogs, la messagerie… à des fins professionnelles, sociales, éducatives…

Ces communautés en ligne se caractérisent par :

 un espace virtuel qui héberge et centralise les échanges ;

 des individus ayant à cœur de partager leurs savoirs ou leurs opinions de manière volontaire afin d'en faire profiter la collectivité ;

 des membres motivés par des intérêts ou des pratiques professionnelles communes ou complémentaires.

Contrairement à d'autres communautés professionnelles comme le réseau social d'entreprise, la participation à une communauté en ligne n'est pas régie par un système de validation de profil. Elle est complètement bénévole et n'est pas nécessairement encadrée par une organisation. Il est rare d'y trouver un modérateur. Son contenu est donc moins surveillé et moins sécurisé. Mieux vaut éviter de diffuser des données sensibles ou confidentielles au sein de ce type de communauté.

B Les fondamentaux du réseau social d'entreprise

Le réseau social d'entreprise (RSE) fonctionne comme un réseau social grand public à l'exemple de Facebook ou LinkedIn avec pour spécificités d'être limité en accès aux seuls collaborateurs de l'organisation et d'y ajouter des fonctionnalités adaptées au domaine professionnel de l'organisation. Il permet de gérer de grands volumes de conversations collaboratives tout en les regroupant par projet grâce à une plateforme applicative.

La notion de communauté est indissociable de celle de RSE puisque chacun des membres doit au préalable créer un « profil enrichi » où il met en valeur son expertise, ses centres d'intérêt, puis s'identifie avant chaque connexion. Les profils sont ensuite intégrés à des communautés regroupées par thème de travail ou par projet ou se forment par affinités de compétences ou d'intérêts personnels.

Un RSE est centré sur la conversation et les relations sociales entre les acteurs. L'objectif est de favoriser l'émergence de l'intelligence collective en permettant aux membres d'augmenter et de fluidifier les échanges. Chaque profil peut consulter son « mur d'actualités », lui permettant d'avoir une vision globale et instantanée de l'avancée des conversations. Chaque utilisateur peut également s'insérer dans une conversation afin de réagir à une idée, étayer une hypothèse ou confronter des points de vue, s'abonner à différents flux et suivre en temps réel les nouveaux ajouts en recevant une notification « alerte » par courriel.

Le RSE combine plusieurs outils du Web 2.0 comme la messagerie instantanée ou le post vidéo afin de faciliter le partage des idées et des connaissances de manière informelle plus libre et interactive.

C Les bénéfices recherchés de la mise en place d'un RSE en entreprise

L'entreprise qui met en place un RSE montre sa volonté de rendre son organisation plus collaborative. Elle en retire de nombreux avantages comme :

D Les précautions préalables à la mise en place d'un RSE

Il est indispensable que le RSE bénéficie d'un haut niveau de protection et de confidentialité des données échangées. Pour cela, l'entreprise doit mettre en place des protocoles de sécurité comme la suppression des comptes inutilisés ou la demande de changement des codes d'authentification à fréquence régulière.

Dans un avis du 12 juin 2009, la CNIL a précisé les règles applicables aux réseaux sociaux, dont en particulier les réseaux sociaux d'entreprise. Il s'agit entre autres de :

 définir des paramètres par défaut limitant la diffusion des données des internautes ;

 permettre aux personnes, même si elles ne sont pas membres des réseaux sociaux, de bénéficier d'un droit de suppression des données qui les concernent ;

 proposer aux internautes d'utiliser un pseudonyme, plutôt que leur identité réelle.

Depuis mai 2018, le RGPD (règlement général sur la protection des données) s'applique en France et en UE :

- le RGPD est un document de référence sur la protection des données dites à caractère personnel : traitement/exploitation, stockage/circulation ;

 il accentue et harmonise la réglementation au niveau européen ;

 il accroît le degré de responsabilité et les obligations de transparence des acteurs économiques et institutionnels. Ceux-ci sont contraints de communiquer exhaustivement et clairement à tous les individus concernés (fichiers clients et autres) la nature et les modalités du traitement des données. Chaque entité fichée peut exercer un meilleur contrôle de l'utilisation de ses données voire, sous certaines conditions, exiger leur effacement ;

 le RGPD amplifie les attributions et les pouvoirs des autorités de régulation compétentes : le texte s'applique aux acteurs de l'Union mais également à toute entreprise ou autre entité hors UE dès lors qu'elle traite des données concernant des organisations ou des résidents européens.

Cette évolution est souvent vécue comme une contrainte par l'entreprise. Pourtant, elle lui permet de répondre aux attentes des parties prenantes en matière de responsabilité sociétale.

La mise en place d'un RSE ne doit surtout pas être assimilée à un outil de contrôle de l'activité ou d'évaluation du salarié au risque que celui-ci l'utilise avec prudence et évite d'employer un ton spontané ou libéré.