Un document est un support d'informations structuré et vecteur d'un message. Un docu- ment papier reste le support le plus couramment utilisé. Cependant, de plus en plus de documents circulent sous un format numérique, plus facile à transmettre.
A La numérisation
Afin de dématérialiser le document, la numérisation est nécessaire. Elle consiste à trans- former un document papier en document électronique. Pour réaliser cette numérisation, l'entreprise doit disposer d'un numériseur (scanner) et des logiciels appropriés.
B La gestion électronique de documents (GED)
Elle regroupe l'ensemble des moyens matériels et logiciels permettant de gérer le cycle de vie des documents sous forme électronique. Ce nouveau processus permet non seulement de gagner en rapidité et en compétitivité mais surtout de partager l'information à bon escient et aux personnes directement concernées. La mise en place du workflow modifie le système d'information de l'entreprise car l'ensemble des tâches est informatisé.
Les différents documents sont classés sur des supports électroniques qui offrent de grandes capacités de stockage (CD, DVD, clé USB, etc.), voire sur un serveur de sauvegarde ou le cloud computing.