Les formalités d’embauche

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Classe(s) : Séries industrielles | Thème(s) : L’embauche et la rémunération

Le recrutement d’un salarié entraîne pour l’employeur certaines formalités vis-à-vis de l’administration et des obligations à l’égard du salarié.

1 Les formalités administratives obligatoires

A La déclaration préalable à l’embauche


Dans les 8 jours précédant l’embauche, l’employeur doit adresser à l’URSSAF la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). La DPAE, support unique, permet à l’employeur d’effectuer :

- la déclaration d’une première embauche dans un établissement ;

- la demande d’immatriculation du salarié à la Caisse primaire d’assurance maladie ;

- la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage ;

- la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;

- la demande de visite d’information et de prévention ;

- la liste nominative des salariés embauchés en vue de l’établissement de la Déclaration annuelle des données sociales (DADS).

À savoir

À défaut de déclaration, l’employeur encourt des sanctions pénales pour dissimulation d’emploi salarié.

B La déclaration préalable à l’Inspection du travail


En plus de la DPAE, l’employeur doit effectuer une déclaration préalable à l’Inspection du travail par lettre recommandée dans les cas suivants :

- une première embauche ;

- une cessation d’emploi de personnel pendant au moins 6 mois ;

- un transfert de lieu de l’entreprise ou une modification de la nature des activités.

C L’inscription sur le registre unique du personnel


Le registre unique du personnel permet de s’assurer de la transparence des emplois dans l’entreprise. Il doit comporter des mentions obligatoires conservées pendant 5 ans après le départ des salariés ou des stagiaires : identification, dates d’embauche et de départ, contrats de travail. Toute infraction est passible d’une sanction pénale.

2 Les obligations de l’employeur à l’égard du salarié

A La visite d’information et de prévention (VIP)


 La VIP remplace depuis début 2017 la visite médicale d’embauche. L’organisation d’une nouvelle VIP n’est pas requise dans les cas suivants :

- le nouveau salarié occupe un emploi identique présentant des risques d’exposition équivalents ;

- le médecin du travail est en possession de la dernière attestation de suivi ou du dernier avis d’aptitude ;

- absence d’aménagement, d’adaptation du poste de travail ou d’avis d’inaptitude émis par le médecin du travail au cours des 5 dernières années (délai réduit à 3 ans pour les salariés handicapés, les titulaires d’une pension d’invalidité et les travailleurs de nuit).

 Indépendamment de la VIP, le salarié bénéficie, à sa demande ou à celle de l’employeur, d’un examen médical par le médecin du travail.

À savoir

La VIP s’effectue au plus tard dans les 3 mois de l’embauche. Pour les travailleurs de nuit et les jeunes de moins de 18 ans, elle doit être réalisée avant la période d’essai.

B Les autres obligations de l’employeur


Affiliation à la Caisse de retraite complémentaire

Obligation pour l’employeur de proposer une mutuelle à ses salariés du secteur privé, entreprise et association.

Information et formation à la sécurité

Information sur les précautions à prendre afin d’assurer la propre sécurité du salarié et celle des autres. En cas d’exposition à des travaux dangereux, la formation est renforcée.

Communication d’informations par affichage

Horaires de travail, coordonnées de l’inspecteur et du médecin du travail, intitulé de la convention ou de l’accord collectif, règlement intérieur, consignes en cas d’incendie, textes relatifs à l’égalité de rémunération femmes/hommes, au harcèlement moral, aux discriminations.