Les progiciels de gestion au service des processus de l'organisation

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Fiches
Classe(s) : 1re STMG | Thème(s) : Le numérique crée-t-il de l’agilité ou de la rigidité organisationnelle ?

A La notion de progiciel de gestion

Un progiciel de gestion est un logiciel applicatif proposant de nombreuses fonctionnalités paramétrables selon les besoins de l’organisation. Il peut être utilisé par plusieurs personnes de manière simultanée.

Un progiciel de gestion intégré (PGI) ou ERP (Enterprise Resource Planning) permet d’interconnecter, via une base de données commune, de nombreuses applications à l’ensemble des fonctions d’une organisation. Il permet ainsi d’y gérer les différents processus. L’intérêt de cet outil est donc de permettre aux collaborateurs qui appartiennent à des processus métiers ou support d’avoir accès et de mettre à jour des informations communes en temps réel. Afin de faciliter la prise en main et l’utilisation de cet outil, des modules indépendants du PGI sont installés en fonction des besoins particuliers de chaque fonction.

Exemple

Pour le service commercial marketing d’une entreprise, on installe seulement les modules « administration des achats », « administration des ventes et boutique » et « e-commerce ». L’outil paraît ainsi plus simple car il est réduit aux seules fonctionnalités nécessaires au fonctionnement du service.

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Exemple de schéma d’un progiciel de gestion intégré avec ses modules par fonction

B Le rôle et les avantages de la mise en place d’un PGI

La mise en place d’un PGI permet d’orchestrer les différents processus de l’entreprise en y intégrant l’ensemble des fonctions (logistique, finance, comptabilité, gestion des ressources humaines, production, etc.).

La mise en place d’une base de données commune à toutes les fonctions permet :

Exemple

La mise à jour d’une adresse dans une fiche client via le module de gestion de la relation client va automatiquement alimenter le module de gestion des commandes et le module de logistique.

 une mise à jour des données en temps réel de tous les modules liés. En effet, lorsqu’une donnée est saisie dans le système d’information, elle est automatiquement transmise via la base de données commune à tous les modules qui en ont besoin ;

 une uniformisation et une centralisation des données permettant la sécurisation de celles-ci ;

 un accès simplifié à l’origine des informations permettant d’en vérifier leur fiabilité ;

 une facilitation du partage de l’information ;

 une standardisation du fonctionnement des différentes fonctions ;

 une réduction des « coûts cachés » dans l’entreprise (erreur de saisie, doublon, dépassement des délais, problème de qualité etc.) ;

 une amélioration du service client ;

 une augmentation de la productivité et de la réactivité des collaborateurs.

C L’impact du PGI sur l’organisation du travail et ses limites

Il est parfois reproché au PGI le cadre contraignant qu’il impose aux acteurs. En effet, cet outil est paramétré selon des processus élaborés par les dirigeants qui le rendent alors peu flexible.

La standardisation des procédés peut avoir pour conséquences de limiter la créativité et de brider l’autonomie des utilisateurs.

Le PGI dépend beaucoup des données saisies par les utilisateurs : le travail effectué sur le progiciel par un salarié peut avoir un impact direct sur le travail des autres salariés. Cela a pour conséquence d’augmenter le niveau de responsabilité de chaque utilisateur.

Le PGI, bien que paramétrable, n’a pas été conçu spécifiquement pour une organisation. Il n’est donc jamais totalement adapté à toutes les spécificités de la structure dans laquelle il est intégré. Cela peut donc demander des délais d’ajustement de plusieurs mois et rendre son utilisation plus complexe. Des formations sont souvent requises pour le rendre accessible à l’ensemble des collaborateurs. Cela demande parfois de redéfinir les missions au sein des métiers de l’entreprise et de déplacer les frontières des fonctions pour qu’elles s’adaptent à la structure de l’outil.

Les entreprises qui ont adopté un système de gestion par PGI deviennent rapidement dépendantes à l’outil, à ses défaillances techniques et par conséquent à son concepteur. Toute évolution ou maintenance demande l’intervention de prestataires extérieurs. L’outil peut également montrer ses limites en cas de situation exceptionnelle, car sa rigidité rend difficiles les adaptations et les réajustements, ce qui peut ralentir la réactivité d’une entreprise.

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