Les TIC au service de la collaboration

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Fiches
Classe(s) : 1re STMG | Thème(s) : Comment le partage de l’information contribue-t-il à l’émergence d’une « intelligence collective » ?

A Le travail collaboratif

Le travail collaboratif nécessite l’interaction entre plusieurs acteurs qui, pour les besoins d’un projet ou d’une mission, doivent échanger et mettre en commun leurs informations afin d’atteindre leurs objectifs.

Pour mettre en place une collaboration efficace, les équipes ont besoin que chaque acteur ait un niveau d’information égal sur les différents aspects du projet (les décisions prises, le niveau d’avancement des tâches, les événements extérieurs ayant un impact sur le projet…). Ainsi, cela permet aux acteurs de réajuster plus rapidement la stratégie mise en place, gagner en réactivité et donc en productivité. La bonne circulation de l’information est donc l’une des clés de la réussite de la collaboration.

Le travail collaboratif nécessite également des contacts réguliers entre les acteurs afin d’échanger, de coordonner les actions, de répartir les tâches, de débattre, de prendre des décisions en concertation ou de prospecter de nouvelles idées.

Si le travail collaboratif garde ces éléments fondamentaux, il a beaucoup évolué grâce notamment au développement des TIC. C’est dorénavant un mode d’organisation du travail à part entière qui n’est plus simplement organisé de manière hiérarchique. Les entreprises favorisent aujourd’hui l’association de compétences complémentaires au sein d’équipes regroupées en fonctionnant par projet. Les équipes évoluent en fonction des besoins et des objectifs des projets.

B L’enjeu de la collaboration pour les organisations : l’intelligence collective

La collaboration a pour objectif de développer des synergies entre les acteurs en optimisant le travail en équipe et l’utilisation des savoir-faire et des compétences individuelles dans le but de trouver des solutions communes plus efficaces.

La capacité de l’entreprise à faire travailler ensemble des acteurs aux profils différents permet de faire émerger une intelligence collective qui représente un réel facteur de performance pour les organisations, en leur ouvrant de nouvelles perspectives. Elle stimule en effet la créativité des collaborateurs, source d’innovation, qui participe à la création de valeur pour une entreprise.

Définition

Intelligence collective : une intelligence partout distribuée, sans cesse valorisée, coordonnée en temps réel, qui aboutit à une mobilisation effective des compétences ». (Pierre Levy). L’objectif de l’intelligence collective est de favoriser l’autonomie, de décentraliser les savoirs et les pouvoirs.

L’intelligence collective émane de la collaboration d’acteurs et résulte de ses inter­actions multiples. Elle nécessite donc la capacité de l’organisation à gérer les contributions de chaque acteur et l’échange d’information dans le cadre d’un processus où les intelligences individuelles interagissent. Le développement de l’intelligence collective nécessite également l’investissement de la communauté qui doit être impliquée dans le processus d’échange en vue de faire évoluer l’organisation. Chaque acteur doit également pouvoir en retirer un bénéfice personnel afin de rester motivé dans la poursuite de la collaboration.

L’intelligence collective peut prendre différentes formes en fonction du type de communauté, de l’organisation et des différentes intelligences individuelles. Elle est également plus ou moins développée selon le taux d’implication des acteurs.

Exemples

Avec l’avènement d’Internet et des smartphones, les résultats de l’intelligence collective ont pris des proportions énormes :

Google analyse les contenus de millions de sites internet et recroise ces informations avec les milliards de recherches effectuées sur son moteur de recherche pour proposer des services pertinents et personnalisés ;

la plateforme Waze, agrège les données sur le comportement de conduite de ses millions d’utilisateurs pour proposer des itinéraires ; elle mobilise les utilisateurs afin d’obtenir des informations qualitatives en temps réel sur le trafic (accidents, travaux, etc.).

C Les outils favorisant la collaboration

Les TIC permettent le stockage, l’archivage et la mise à disposition de l’information mais elles favorisent également l’interactivité entre les acteurs, l’échange et le partage des informations à distance et en temps réel, nécessaires à la mise en place d’un travail collaboratif. De nombreux outils participent aujourd’hui à optimiser les modalités de travail collaboratif en augmentant sa productivité et sa réactivité.

Les platesformes collaboratives mettent ainsi à la disposition de l’organisation un certain nombre d’outils interconnectés, facilitant la collaboration entre des acteurs géographiquement dispersés.

Les TIC contribuent au gain de temps dans toutes les phases de collaboration et réduisent donc les coûts d’une structure, que ce soit par la mutualisation, les possibilités de travail en simultané sur un même document ou l’organisation de visioconférences par exemple. De plus, avec l’accessibilité accrue d’Internet dans tous les lieux publics ou via la 4G, les outils collaboratifs en ligne sont disponibles à tout moment, aussi bien sur ordinateur que sur tablette et sur téléphone portable.

Tableau de 5 lignes, 2 colonnes ;Corps du tableau de 5 lignes ;Ligne 1 : Finalité de l’outil; Exemples d’outils; Ligne 2 : Suivre et contrôler les activités; L’agenda partagéLe gestionnaire de tâchesLes outils de synchronisation; Ligne 3 : Communiquer à distance; Les messageriesLes messageries instantanéesLes outils de télé/visio conférence; Ligne 4 : Favoriser l’échange et la créativité; Les outils de knowledge management (bases de données, annuaires, listes de diffusion…)Les espaces de travail collaboratifsLe réseau social d’entreprise; Ligne 5 : Travailler sur des documents communs; Le partage de fichiers (exemple : le mode « révision » du logiciel Word);

Leur utilisation vise à augmenter la cohésion et la motivation des équipes en leur octroyant plus d’autonomie et en leur permettant de prendre certaines initiatives.

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