Dites pourquoi vous écrivez dans le premier paragraphe.
I'm writing this letter because… J'écris cette lettre parce que…
We would like to place an order… Nous aimerions passer commande…
We sent you that letter by mistake. Nous vous avons adressé cette lettre par erreur.
Employez la première personne du pluriel : we, us, our.
We wondered whether these articles were available. Nous nous demandions si ces articles étaient disponibles.
Could you please send us information on the following items? Pourriez-vous nous envoyer des informations sur les produits suivants ?
Donnez les informations nécessaires : date d'un courrier précédent, date d'un rendez-vous, adresse, référence ou numéro de compte.
We have received your letter of August 24th asking for the payment to be delayed. Nous avons reçu votre lettre du 24 août demandant un délai de paiement.
Could you provide your customer account number, invoice number and contact information? Pourriez-vous fournir votre numéro de compte client, le numéro de la facture et vos coordonnées ?
Le dernier paragraphe doit indiquer ce que vous souhaitez de manière claire et positive : rendez-vous, réponse écrite…
Please, inform us as soon as possible. Merci de nous le faire savoir aussitôt que possible.
We would be glad/pleased/grateful if you would… Nous serions heureux/contents/reconnaissants si vous vouliez bien…